Microsoft Outlook troubleshooting

Ponieważ Microsoft Outlook jest rozbudowanym programem do zarządzania pocztą (między innymi), dlatego istnieje wiele możliwości i szkół traktujących o tym, w jaki sposób najwydajniej organizować wysyłaną i odbieraną pocztę. Można ją rozdzielać do odpowiednich podfolderów w zależności od odbiorców, czy kont pocztowych używanych do jej wysyłania i odbierania, można odpowiednio ją kolorować, sortować, grupować, itp.

Chciałbym jednak skupić się na organizacji poczty w obrębie pojedynczego foldera. Według mnie jedną z najciekawszych funkcji Outlook'a w tym zakresie jest wyświetlanie poczty według wątków. Jest to widok idealny dla użytkowników, którzy wysyłają i odbierają dużą liczbę wiadomości, a dodatkowo często prowadzą dosyć długie konwersacje z poszczególnymi osobami. Widok ten nazywa się "według konwersacji" i wyświetla wiadomości pocztowe pogrupowane według tematów podobnie, jak robią to czytniki grup dyskusyjnych: czyli w postaci drzewka, na którym dokładnie widać w jakiej kolejności wiadomości i odpowiedzi na nie były wysyłane. Widok taki przedstawia rysunek 1:

Widok według konwersacji w programie Microsoft Outlook

Rys.1. Widok według konwersacji w programie Outlook.

Uwaga! Aby w pełni wykorzystać możliwości, jakie daje widok według konwersacji, trzeba niestety przeczytać ten artykuł do końca.

W widoku według konwersacji grupy wiadomości mogą być rozwinięte, wtedy mamy widok całej konwersacji, lub zwinięte, wtedy widoczna jest tylko ostatnia wiadomość w danym temacie. Pozwala nam to ukryć większość już przeczytanych wiadomości i zachować przejrzystość nawet przy bardzo dużych ilościach poczty.

Aby zmienić widok foldera pocztowego na konwersację, należy w menu wybrać Widok, Rozmieść według, Konwersacja. Jednak w Outlook'u nie wszystko zawsze jest proste i oczywiste, dlatego musimy wykonać jeszcze kilka dodatkowych rzeczy, aby widok według konwersacji działał w sposób, jaki oczekujemy.

Widok konwersacji może działać w dwóch trybach, które różnie zachowują się przy zwiniętym wątku/konwersacji:

  1. Przy zwiniętym wątku wyświetlany jest tylko jego tytuł, ale nie jest wyświetlana żadna wiadomość.
  2. Mimo że wątek jest zwinięty, wyświetlane są wszystkie nieprzeczytane w nim wiadomości. Jeśli nie ma wiadomości nieprzeczytanych, wyświetlana jest ostatnia wiadomość w wątku.

Zdecydowanie polecam wariant drugi, ponieważ lepiej pozwala on zorientować się, w jakim stanie znajdują się nasze konwersacje. Aby go aktywować, musimy jednak zaznaczyć odpowiednią opcję. W tym celu powinniśmy w menu wybrać Widok, Widok bieżący, Dostosuj widok bieżący, Inne ustawienia i zaznaczyć opcję na samym dole okna Zawsze pokazuj nieprzeczytane i oflagowane wiadomości rozmieszczone według konwersacji (rys.2).

Outlook - Włączenie opcji poprawiającej działanie widoku według kategorii
Rys.2. Włączenie opcji ulepszającej działanie widoku według kategorii.

Kolejna rzecz, którą musimy się zająć, to zmuszenie Outlook'a do zapisywania naszych emaili z odpowiedziami w tym samym folderze, w którym znajdują się wiadomości, na które odpowiadamy. Wtedy będziemy mieli dostęp w jednym widoku do pełnych konwersacji, czyli zarówno wiadomości przesyłanych do nas, jak i tych wysyłanych przez nas. W tym celu musimy włączyć dosyć głęboko ukrytą opcję, w menu należy wybrać Narzędzia, Opcje, Opcje e-mail, Zaawansowane opcje e-mail i zaznaczyć opcję Poza Skrzynką odbiorczą zapisuj odpowiedź z pierwotną wiadomością (rys.3).

Poza Skrzynką odbiorczą zapisuj odpowiedź z pierwotną wiadomością
Rys.3. Opcja "Poza Skrzynką odbiorczą zapisuj odpowiedź z
pierwotną wiadomością"

Tutaj spotka nas jednak pewna niemiła niespodzianka. Okazuje się, że opcja ta działa, ale nie dla wszystkich folderów. Przede wszystkim nie działa dla domyślnego foldera poczty Skrzynka odbiorcza. Nie działa również dla żadnego foldera pocztowego znajdującego się w innym magazynie informacji niż domyślny. To znaczy, że zadziała dla naszej domyślnej skrzynki Exchange lub folderów osobistych, ale nie zadziała dla folderów publicznych serwera Exchange, folderów publicznych programu CodeTwo Public Folders, dodatkowych plików PST, czy dodatkowych skrzynek Exchange. Dla wszystkich tych folderów nasze odpowiedzi będą standardowo lądowały w folderze Elementy wysłane. Jeśli chcielibyśmy, aby odpowiedzi były zapisywane z oryginalnymi wiadomościami dla wszystkich folderów bez wyjątku, to musimy już wspomagać się makrami. Ale to wykracza już poza zakres artykułu, jak to się dyplomatycznie przyjęło pisać.

Jeśli do tej pory odbieraliśmy pocztę tylko w Skrzynce odbiorczej, to na wyżej opisaną dolegliwość możemy zastosować dosyć proste obejście. Wystarczy, że utworzymy regułę, która będzie przenosić cała przychodzącą pocztę do jakiegoś innego foldera pocztowego. Wtedy będziemy mogli w pełni wykorzystać zalety i możliwości widoku wyświetlającego wiadomości według konwersacji.

Jeśli masz jakieś pytania lub komentarze dotyczące tego artykułu, napisz na naszym forum.

(c) CodeTwo. Wszelkie prawa zastrzeżone.



© Wszelkie prawa zastrzeżone. Żadna część ani całość tego artykułu nie może być powielana ani publikowana bez zgody autora.