Microsoft Outlook troubleshooting
Współdzielenie prywatnych folderów w Outlook'u

Współdzielenie prywatnych folderów w Outlook'u

autor CodeTwo 2006-07-12 00:00:00 w Microsoft Outlook, Exchange Server
Artykuł dotyczy:
- Exchange Server 2000/2003
- Microsoft Outlook 98/2000/2002/2003

Spis treści:
Wstęp
Udostępnianie foldera
Otwieranie udostępnionego foldera
Udostępnianie folderów przez administratora
Podsumowanie
Zobacz również


Wstęp

Outlook w połączeniu z serwerem Exchange daje użytkownikom możliwość współdzielenia swoich prywatnych folderów i znajdujących się w nich elementów. Dzięki temu można realizować różne scenariusze pracy grupowej, gdzie wielu użytkowników pracuje w tym samym czasie na wspólnych danych, przy czym każdy z nich może mieć odpowiednio zdefiniowane prawa dostępu, takie jak tworzenie elementów, ich usuwanie, czy edycja. Współdzielone mogą być tylko dane znajdujące się w skrzynce Exchange (pomijając publiczne foldery serwera Exchange), a więc nie można udostępniać innym użytkownikom danych znajdujących się w plikach PST. Wielu użytkowników próbuje umieścić plik PST na udziale sieciowym i otwierać go jednocześnie przez kilku użytkowników. Operacja taka niestety nie powiedzie się, ponieważ każda kolejna równoległa próba otwarcia pliku PST zakończy się odmową dostępu.

Jeśli nie posiadasz serwera Exchange, a chcesz współdzielić dane w Outlook'u z innymi użytkownikami w sieci i korzystać z zalet i możliwości, jakie niesie ze sobą praca grupowa, możesz użyć programów firm trzecich, takich jak na przykład CodeTwo Public Folders czy CodeTwo NetCalendars firmy CodeTwo.


Udostępnianie foldera

Dostęp do folderów innych użytkowników oparty jest w serwerze Exchange na prawach. Domyślnie nikt nie ma dostępu do prywatnych folderów użytkownika dopóki ich nie udostępni lub nie uczyni tego administrator. Właściciel skrzynki pocztowej może udostępnić swoje foldery z poziomu Outlook'a i może zrobić to w dwóch miejscach: na zakładce "Uprawnienia" (Permissions) we właściwościach foldera (rys.1) lub na zakładce "Pełnomocnicy" (Delegates) w opcjach Outlook'a (rys.2). Użytkownik, który otrzymał prawa do folderów innego użytkownika nazywany jest jego pełnomocnikiem - osobą, która w jego imieniu może wykonywać pewne operacje, na przykład odczytywać pocztę czy tworzyć nowe terminy w jego kalendarzu.

Aby przejść do zakładki "Uprawnienia":
Kliknij prawym klawiszem myszy na folderze i z menu podręcznego wybierz pozycję "Udostępnanie"
LUB
Wybierz w menu głównym Oultook'a: "Plik | Folder | Udostępnianie"
LUB
Jeśli używasz Outlook'a 2003, to przejdź do widoku wyświetlającego dany typ folderów i kliknij pozycję "Udostępnij Mój ...", np. w widoku Kalendarz - "Udostępnij mój kalendarz".

Zakładka Uprawnienia służąca do nadawania praw dostępu do foldera
Rys.1 Zakładka "Uprawnienia" służąca do nadawania praw dostępu do foldera.

Zakładka "Uprawnienia" umożliwia nadanie szczegółowych praw dostępu wybranym użytkownikom w organizacji. Dodatkowo zawiera dwie specjalne pozycje o nazwie "Domyślne" (Default) i "Anonimowe" (Anonymous). Pozycja "Domyślne" określa domyślny poziom praw dla wszystkich użytkowników w organizacji, natomiast "Anonimowe" - poziom praw dla użytkowników, którzy nie zostali uwierzytelnieni a (jakimś cudem) próbują uzyskać dostęp do foldera w skrzynce pocztowej. Standardowo dostęp do prywatnych folderów jest wyłączony dla wszystkich użytkowników, oczywiście poza właścicielem skrzynki pocztowej - jemu nie można zmienić praw dostępu z poziomu Outlook'a. Jeśli chcesz udostępnić folder jakiemuś użytkownikowi kliknij przycisk "Dodaj" i z globalnej listy adresów serwera Exchange wybierz jego konto, następnie określ, jakie prawa chcesz mu nadać poprzez zaznaczenie odpowiednich opcji lub wybranie jednej z predefiniowanych ról z pola wyboru "Poziom uprawnień", na przykład: "Redaktor" czy "Autor". Prawa na zakładce "Uprawnienia" umożliwiają określenie, czy dany pełnomocnik może czytać, tworzyć, usuwać i edytować elementy w tym folderze. Istnieje możliwość zdefiniowania, czy folder jest w ogóle widoczny dla użytkownika oraz czy może on tworzyć podfoldery. Jeśli nadamy użytkownikowi prawo "Właściciel" to będzie on mógł nadawać prawa innym użytkownikom. Nadanie prawa "Właściciel" nie oznacza, że użytkownik automatycznie otrzymuje wszystkie prawa dostępu do folderu - możliwe jest nadanie prawa "Właściciel" bez nadawania innych praw. Prawo "Kontakt folderu" ma jedynie znaczenie informacyjne - po jego przypisaniu użytkownik zostaje wyświetlony w ogólnych informacjach dotyczących folderu jako związana z nim osoba kontaktowa.

Korzystając z zakładki "Uprawnienia" możesz nadać pełnomocnikom szczegółowe prawa do wszystkich folderów znajdujących się w Twojej skrzynce Exchange. Nieco inaczej wygląda nadawanie praw na zakładce "Pełnomocnicy" w opcjach Outlook'a (rys.2). Przede wszystkim możesz nadawać tu prawa tylko do domyślnych folderów prywatnych, czyli do folderów: Kalendarz, Zdania, Skrzynka odbiorcza, Kontakty, Notatki, Dziennik. Nie możesz określić szczegółowych praw a jedynie pewne predefiniowane role, takie jak:
- Brak uprawnień - folder jest niedostępny dla użytkownika.
- Recenzent - użytkownik może tylko czytać elementy w folderze.
- Autor - użytkownik może czytać elementy, tworzyć nowe, oraz edytować i usuwać elementy stworzone przez siebie.
- Edytor - może wykonywać wszystkie operacje na elementach folderu: czytanie, tworzenie nowych, usuwanie i edytowanie wszystkich elementów, nie może jedynie tworzyć podfolderów oraz nadawać uprawnień.

Aby przejść do zakładki "Pełnomocnicy", wybierz w menu głównym: "Narzędzia | Opcje | Pełnomocnicy".

Zakładka Pełnomocnicy pozwala nadawać prawa dla domyślnych folderów.
Rys.2 Zakładka "Pełnomocnicy" pozwala nadawać prawa dla domyślnych folderów oraz określić dodatkowe opcje.

Z delegowaniem pełnomocników na zakładce Pełnomocnicy wiąże się bardzo ważna kwestia. Każdy z nich automatycznie otrzymuje prawo wysyłania wiadomości pocztowych oraz odpowiadania na wiadomości i zaproszenia na spotkania w Twoim imieniu - jest to tak zwane prawo "Wyślij w imieniu" (Send on behalf). Przy tworzeniu nowej wiadomości pocztowej pełnomocnik może kliknąć pole "Od" i wybrać z globalnej książki adresowej Exchange Twoje konto, wtedy odbiorca otrzyma wiadomość, na której wyraźnie będzie napisane, że wysłana została przez pełnomocnika, ale w Twoim imieniu.

Na zakładce "Pełnomocnicy" możesz zdefiniować pewne dodatkowe opcje (rys.3), których nie można ustawić na zakładkach "Uprawnienia". A mianowicie możesz zadecydować, czy pełnomocnik będzie otrzymywał kopie wysyłanych do Ciebie wiadomości dotyczących spotkań (zaproszenia, potwierdzenia spotkań), opcję tą możesz zaznaczyć tylko, jeśli pełnomocnik ma rolę "Edytor" dla Twojego kalendarza. Dlaczego? Jeśli pełnomocnik otrzymuje kopie Twoich zaproszeń i ma możliwość na nie odpowiadać w Twoim imieniu (patrz akapit wyżej), to musi mieć możliwość ich edycji, aby po wysłaniu odpowiedzi status terminu reprezentującego spotkanie w Twoim kalendarzu mógł zostać poprawnie zmieniony.

Nadawanie praw pełnomocnikowi
Rys.3 Nadawanie praw pełnomocnikowi.

Na zakładce "Pełnomocnicy" możesz również określić, czy pełnomocnik może przeglądać Twoje terminy oznaczone jako prywatne - jeśli uprawnienia są nadawane na zakładce Uprawnienia, to pełnomocnik zawsze może przeglądać prywatne terminy udostępniającego.

Jeśli zdefiniowałeś chociaż jednego pełnomocnika, który ma rolę "Edytor" dla Twojego kalendarza i zaznaczyłeś dla niego opcję "Pełnomocnik otrzymuje kopie wysyłanych do mnie wiadomości dot. spotkań", to możesz teraz zaznaczyć opcję "Wezwań na spotkania i odpowiedzi na wezwania na spotkania nie wysyłaj do mnie, tylko do moich pełnomocników." (rys.2). Wtedy Ty nie będziesz otrzymywał żadnych zaproszeń na spotkania, lecz ten wyznaczony pełnomocnik. Dzięki temu możesz wyznaczyć osobę, która w całości może zająć się organizacją Twoich spotkań.

Zakładka "Pełnomocnicy" pozwala Ci szybko i w prosty sposób udostępniać domyślne foldery, a więc te najczęściej współdzielone. W jednym miejscu możesz zdefiniować kto, do których folderów i na jakim poziomie ma dostęp. Dodatkowo możesz określić wyżej wspomniane opcje, które nie istnieją na zakładkach "Uprawnienia" we właściwościach poszczególnych folderów. Jednak w niektórych przypadkach warunek, że każdy pełnomocnik automatycznie otrzymuje prawo wysyłania wiadomości w imieniu mocodawcy może być nie do przyjęcia. Istnieje możliwość wyłączenia tego przywileju przez administratora w przystawce "Użytkownicy i komputery usługi Active Directory" (Active Directory Users and Computers - ADUC). Należy przejść do obiektu użytkownika udzielającego uprawnień, wybrać "Właściwości", następnie zakładkę "Exchange General", kliknąć przycisk "Delivery Options" i w polu "Grant this permission to" usunąć użytkownika, który nie powinien mieć możliwości wysyłania poczty w imieniu mocodawcy (rys.4). Należy mieć jednak na uwadze, że każda zmiana na zakładce "Pełnomocnicy" w Outlook'u, nawet zmiana uprawnień innego użytkownika, spowoduje ponowne nadanie prawa wysyłania w imieniu mocodawcy pełnomocnikowi, któremu przed chwilą to prawo odebraliśmy. Jeśli usuniesz pełnomocnika w przystawce ADUC, to możesz spotkać się z jeszcze jednym problemem. Pełnomocnik wciąż podczas wysyłania wiadomości może w polu "Od" wybrać swojego (teraz już byłego) mocodawcę, jednak po wysłaniu wiadomości otrzyma raport o niedostarczeniu o treści: "Ta wiadomość nie została dostarczona, ponieważ nie masz uprawnień do wysyłania poczty do tego adresata. W sprawie pomocy skontaktuj się z administratorem swojego systemu.". Widzimy więc, że usunięcie pełnomocnika w przystawce ADUC może wprowadzić sporo zamieszania, dlatego jeśli nie potrzebujesz praw dotyczących widoczności prywatnych elementów oraz przesyłania kopii zaproszeń do pełnomocników i jednocześnie nie chcesz, aby pełnomocnicy mieli możliwość wysyłania poczty w Twoim imieniu, to lepiej jest nadawać prawa do folderów z poziomu zakładek "Uprawnienia" we właściwościach folderów, niż z zakładki "Pełnomocnicy".

Nadawanie prawa Wyślij w imieniu
Rys.4 Nadawanie prawa "Wyślij w imieniu".


Otwieranie udostępnionego foldera

Jeśli jakiś użytkownik uczynił Cię pełnomocnikiem i udostępnił Ci swój folder, to możesz otworzyć go w Outlook'u i wykonywać na nim operacje odpowiadające otrzymanym uprawnieniom. Udostępniony folder możesz otworzyć w Outlook'u na kilka sposobów:

Metoda 1
W menu głównym Outlook'a wybierz "Plik | Otwórz | Folder innego użytkownika". Pojawi się okno "Otwieranie folderu innego użytkownika", na którym wybierasz nazwę użytkownika, którego folder chcesz otworzyć oraz otwierany folder. Używając tej metody możesz otwierać tylko domyślne foldery danego użytkownika, czyli: Kontakty, Kalendarz, Skrzynka odbiorcza, Dziennik, Zadania, Notatki (rys.5). Na dole menu "Plik | Otwórz" znajdziesz również skróty do folderów, które już kiedyś otwierałeś. Dzięki temu możesz otworzyć je o kilka kliknięć szybciej.

Otwieranie udostępnionego foldera
Rys.5 Otwieranie udostępnionego foldera.

Metoda 2
Metoda ta odnosi się tylko do Outlook'a 2003. W widoku wyświetlającym dany typ folderów kliknij pozycję "Otwórz ... udostępniony", np. w widoku Kalendarz jest to "Otwórz kalendarz udostępniony". Pojawi się wtedy okno, w którym musisz podać nazwę użytkownika, którego folder chcesz otworzyć (rys.6). Używając tej metody również możesz otwierać tylko foldery domyślne innego użytkownika. Jeśli już kiedyś otwierałeś udostępniony folder, to w widoku wyświetlającym dany typ folderów pojawi się grupa "Inne", w której będzie znajdował się skrót do tego folderu.

Otwieranie udostępnionego foldera
Rys.6 Otwieranie udostępnionego foldera.

Metoda 3
Metoda ta wymaga nieco więcej konfiguracji, ale za to pozwala Ci otwierać wszystkie foldery udostępnione, a nie tylko domyślne. Umożliwia Ci również wyświetlenie wszystkich folderów udostępnionych od wszystkich użytkowników w jednym miejscu, często znacząco ułatwia to pracę. Idea jest taka, aby dodać skrzynkę użytkownika, który udostępnił Ci folder do swojego profilu (rys.7).

Jeśli używasz Outlook'a 2003 lub 2002, robisz to w następujący sposób:
1. W menu głównym wybierz "Narzędzia | Konta e-mail | Wyświetl lub zmień istniejące konta e-mail".
2. Zaznacz konto "Serwer Microsoft Exchange" i kliknij przycisk "Zmień".
3. Wybierz: "Więcej ustawień | Zaawansowane" i w obszarze "Skrzynki pocztowe" kliknij przycisk "Dodaj".
4. Wpisz nazwę użytkownika lub skrzynki, którego udostępnione foldery chcesz otworzyć i zatwierdź wszystkie zmiany.

Jeśli używasz Outlook'a 98 lub 2000:
1. W menu głównym wybierz "Narzędzia | Usługi".
2. Zaznacz na liście usługę "Serwer Microsoft Exchange" i kliknij przycisk "Właściwości".
3. Przejdź do zakładki "Zaawansowane" i kliknij "Dodaj".
4. Wpisz nazwę użytkownika lub skrzynki, którego udostępnione foldery chcesz otworzyć i zatwierdź wszystkie zmiany.

Dodawanie dodatkowej skrzynki do profilu Outlook'a
Rys.7 Dodawanie dodatkowej skrzynki do profilu Outlook'a.

Skrzynka pocztowa tego użytkownika zostanie dodana do listy Twoich folderów. Aby wyświetlić listę folderów w Outlook 98/2000/2002 z menu wybierz "Widok | Lista folderów", w Outlook 2003 wybierz "Przejdź do | Lista folderów" (Ctrl+6).

W ten sposób możesz dodać do swojego profilu wiele skrzynek innych użytkowników i widzieć wszystkie udostępnione Ci foldery w jednym miejscu na liście folderów. Na rys.8 w profilu użytkownika "Pani Sekretarka" widać dodatkową skrzynkę "Pan Dyrektor" z udostępnionymi folderami Kalendarz i Zadania.

Dodatkowa skrzynka w profilu w widoku drzewa folderów
Rys.8 Dodatkowa skrzynka w profilu w widoku "Drzewo folderów".

Zanim jednak będziesz mógł otwierać udostępnione foldery używając tego sposobu, spełniony musi być jeszcze jeden niezbędny warunek. Osoba udostępniająca foldery musi nadać Ci prawo widoczności do swojego foldera najwyższego poziomu. W tym celu powinna przejść do zakładki "Udostępnianie" foldera najwyższego poziomu, dodać Cię do listy użytkowników foldera i nadać prawo "Folder jest widoczny" (rys.1).

Uwaga: W tym miejscu jedna ważna uwaga. Zarówno udostępnianie jak i otwieranie udostępnionych folderów nie działa podczas pracy bez połączenia z serwerem Exchange (tryb offline). Musisz najpierw połączyć się z serwerem, aby móc nadawać prawa do udostępnionych folderów, czy odczytywać z nich dane.


Udostępnianie folderów przez administratora

Omówione powyżej metody udostępniani prywatnych folderów wykorzystują prawa nadawane przez użytkowników z poziomu Outlook'a, są to tak zwane prawa klienckie. Prywatne foldery użytkowników mogą zostać również udostępnione przy wykorzystaniu tak zwanych praw administracyjnych nadawanych z poziomu przystawki "Użytkownicy i komputery usługi Active Directory" (ADUC). Choć w tym wypadku powinno się raczej mówić o udostępnianiu całej skrzynki, ponieważ prawa administracyjne nie umożliwiają szczegółowego zdefiniowania poziomu dostępu danego użytkownika do skrzynki innego użytkownika. Przy ich pomocy można jedynie nadać użytkownikowi prawo "Pełnego dostępu" (Full mailbox access) do wybranej skrzynki pocztowej, co daje mu takie same prawa, jakie posiada jej właściciel. Prawa administracyjne mają pierwszeństwo nad prawami klienckimi nadawanymi z poziomu Outlook'a, często wykorzystuje się je przy współdzielonej skrzynce, do której pełny dostęp musi mieć wielu użytkowników. Zdecydowanie łatwiej jest wtedy nadać użytkownikom prawa w centralnym miejscu z przystawki ADUC niż każdemu z osobna przy użyciu Outlook'a. Jeśli użytkownik ma pełen dostęp do skrzynki innego użytkownika, to po jej dodaniu do profilu Outlook'a widzi wszystkie foldery i całą zawartość skrzynki, może też wykonywać na niej wszystkie operacje. Użytkownik może nawet utworzyć nowy profil, w którym będzie logował się do tej skrzynki.

Aby nadać użytkownikowi prawo "Pełnego dostępu" do skrzynki w przystawce ADUC:
1. Wybierz konto właściciela skrzynki.
2. Wybierz "Properties" i przejdź do zakładki "Exchange Advanced".
3. Kliknij przycisk Mailbox Rights.
4. Kliknij przycisk "Add", aby dodać użytkownika, któremu chcesz nadać prawo.
5. Zaznacz prawo "Full mailbox access" dla wybranego użytkownika.

Nadawanie prawa Pełnego dostępu
Rys.9 Nadawanie prawa "Pełnego dostępu".

Uwaga: Jeśli nie widzisz zakładki "Exchange Advanced", w przystawce ADUC w menu "View" zaznacz opcję "Advanced Features".

Użytkownik, który ma nadane do skrzynki prawo "Pełnego dostępu" może również wysyłać wiadomości pocztowe z tej skrzynki, nawet jeśli nie jest ustawiony jako jej delegat. Wystarczy, że podczas wysyłania wiadomości w polu "Od" wybierze konto właściciela skrzynki. Wiadomość wysłana w ten sposób wygląda tak samo, jakby była wysyłane przez właściciela skrzynki - odbiorca wiadomości nie ma możliwości stwierdzić, kto naprawdę ją wysłał. Za to, kto może wysyłać wiadomości ze skrzynki jako jej właściciel, odpowiada prawo "Wyślij jako" (Send As). Jednak prawo "Pełnego dostępu" je nadpisuje i nawet jeśli danemu użytkownikowi wprost odbierzemy prawo "Wyślij jako" poprzez zaznaczenie opcji "Nie zezwalaj" (Deny) na zakładce "Zabezpiecznia" (Security) w przystawce ADUC, to i tak będzie on mógł wysyłać wiadomości jako właściciel skrzynki. To zachowanie było mocno krytykowane przez wielu administratorów serwera Exchange i jakiś czas temu Microsoft udostępnił poprawkę, która nie pozwala użytkownikowi z pełnym dostępem do skrzynki pocztowej wysyłać z niej wiadomości dopóki wprost nie otrzyma prawa "Wyślij jako" (Send As). Dla Exchange 2000 jest to poprawka KB915358, dla Exchange 2003 - KB895949. Po zainstalowaniu poprawki istnieją 3 wyjątki, które nie wymagają prawa "Wyślij jako", a pozwalają na wysyłanie wiadomości ze skrzynki, dotyczą one:
- właściciela skrzynki,
- konta zewnętrznego skojarzonego ze skrzynką,
- konta pełnomocnika, który ma prawo "Wyślij w imieniu" (Send on behalf) oraz ma uprawnienie "Pełnego dostępu" do skrzynki (Full mailbox access).

Z poziomu przystawki ADUC można użytkownikom nadawać również prawo "Wyślij w imieniu", co omówione zostało powyżej i przedstawione na rys.4.


Podsumowanie

Z udostępnianiem prywatnych folderów w serwerze Exchange związanych jest kilka ważnych kwestii, dotyczących nadawanie odpowiednich praw do folderów, sposobu ich nadawania, wyznaczania pełnomocników mogących wysyłać wiadomości w imieniu mocodawcy, praw klienckich i administracyjnych. Zrozumienie detali dotyczących zarządzaniem prawami dostępu oraz innych funkcjonalności Outlook'a pozwala w pełni i wydajnie wykorzystać go do zaawansowanych zastosowań w codziennej pracy grupowej.


Zobacz również

CodeTwo Public Folders - współdzielenie danych w Outlook'u w sieci bez Exchange Server'a
Udzielanie pełnomocnictw - Kurs na stronach Microsoft Polska.
Ukrywanie zakładki "Pełnomocnicy" - Jak ukryć zakładkę "Pełnomocnicy" w Outlook'u.
KB915358 - Dostępna jest poprawka zmieniająca zachowanie uprawnień pełnego dostępu do skrzynki pocztowej w programie Exchange 2000 Server
KB895949 - Zmiana zachowania uprawnienia Wyślij jako w programie Exchange 2003
KB327000 - JAK: udzielać uprawnień "Wyślij jako" i "Wyślij w imieniu" w programie Exchange 2000 Server
KB912918 - Użytkownicy nie mogą wysyłać wiadomości e-mail z urządzeń przenośnych lub współużytkowanych skrzynek pocztowych w programach Exchange 2000 Server i Exchange Server 2003
Microsoft Exchange Server Auto Accept Agent - narzędzie automatycznie akceptujące zaproszenia na spotkania wysyłane do skrzynki modelującej zasób.

Jeśli masz jakieś pytania lub komentarze dotyczące tego artykułu, napisz na naszym forum.

(c) CodeTwo. Wszelkie prawa zastrzeżone.



© Wszelkie prawa zastrzeżone. Żadna część ani całość tego artykułu nie może być powielana ani publikowana bez zgody autora.