Microsoft Outlook troubleshooting
Rozwiązywanie typowych problemów z książką adresową

Rozwiązywanie typowych problemów z książką adresową

autor CodeTwo 2006-10-03 00:00:00 w Microsoft Outlook
Artykuł dotyczy: Outlook 98/2000/2002/2003

Microsoft Outlook może wyświetlać w książce adresowej katalogi zawierające kontakty z kilku różnych źródeł. Przede wszystkim wyświetla kontakty z folderów typu kontakt znajdujące się w plikach PST lub skrzynce Exchange. Jeśli użytkownik pracuje ze skrzynką Exchange, to wyświetlane będą również listy adresowe zdefiniowane w organizacji Exchange zawierające użytkowników oraz kontakty z bazy Active Directory. Dodatkowo w Outlook'u można skonfigurować prywatną książkę adresową oraz katalogi z kontaktami pobierane z serwerów LDAP.

W tym artykule chciałbym przyjrzeć się kilku często spotykanym problemom związanym z "Książką adresową programu Outlook". Nie chodzi tu o całą książkę adresową wyświetlaną w programie Outlook, lecz o nazwę własną usługi, która pozwala na wyświetlanie w książce adresowej folderów typu kontakt znajdujących się w plikach PST oraz skrzynce Exchange i publicznych folderach Exchange (jeśli pracujemy w środowisku serwera Exchange). Przyznam, że na początku może to być dosyć mylące, dlatego kilka słów wyjaśnienia. Książka adresowa w Outlook'u posiada budowę opartą na usługach - dostawcach danych. Sama z siebie nie potrafi wyświetlać żadnych danych - wykorzystuje do tego dostawców danych, którzy mogą być przez użytkownika dodawani, usuwani oraz konfigurowani w książce adresowej. Tak więc "Książka adresowa programu Outlook" to jeden z dostawców danych, podobnie jak "Globalna lista adresów" serwera Exchange, "Prywatna książka adresowa" (PAB), czy "Internetowa usługa katalogowa LDAP" (rys.1). Istnieje nawet możliwość zaimplementowania własnego programu, który będzie dostawcą danych dla książki adresowej w Outlook'u. Może on wyświetlać kontakty z dowolnie wybranej bazy danych, na przykład z Microsoft SQL Server, czy z systemu SAP.

Książka adresowa w programie Outlook pozwala na korzystanie z różnych dostawców danych
Rys.1 Książka adresowa w programie Outlook pozwala na korzystanie z różnych dostawców danych.

Opisywana tu struktura książki adresowej nie dotyczy wersji programu Microsoft Outlook 2000 i wcześniejszych skonfigurowanych w trybie innym niż "Firma lub grupa robocza". Tam Microsoft Outlook używa zupełnie innego mechanizmu książki adresowej, którą jest Windows Address Book (WAB) - ten sam mechanizm używany jest przez program Outlook Express.

Zadaniem "Książki adresowej programu Outlook" jest wyświetlanie w książce adresowej kontaktów znajdujących się w folderach Outlook'a. Mogą to być foldery z plików PST, skrzynki serwera Exchange lub z folderów publicznych serwera Exchange. Każdy folder kontaktów jest wyświetlany w książce adresowej jako osobny katalog. Kontakt będzie wyświetlany w książce adresowej tylko, jeśli posiada adres e-mail lub numer faksu. Niestety "Książka adresowa programu Outlook" nie ma zbyt wielu opcji pozwalających określać, jak kontakty powinny być wyświetlane w książce adresowej. Każdy kontakt zostanie wyświetlony tyle razy ile adresów e-mail posiada, wliczając w to numer faksu. Nawet jeśli kontakt nie posiada żadnego adresu e-mail, a posiada numer faksu, to zostanie wyświetlony w książce adresowej. Outlook nie umożliwia wyłączenia tego zachowania i ukrywania numerów faksów w "Książce adresowej programu Outlook". Praktycznie jedynymi ustawieniami dotyczącymi sposobu wyświetlania kontaktów, które można zdefiniować, to foldery, które w ogóle powinny być wyświetlane w książce adresowej oraz sposób wyświetlania nazwy użytkownika w książce: "Imię Nazwisko" lub "Nazwisko, Imię" (zobacz artykuł Sortowanie kontaktów w książce adresowej według nazwiska).

Jeśli folder kontaktów nie jest wyświetlany w książce adresowej, należy wybrać "Właściwości" foldera, przejść do zakładki "Książka adresowa Outlook" i upewnić się, że zaznaczona jest opcja "Pokazuj ten folder jako Książkę adresową poczty e-mail" (rys.2) (opcja ta nie jest dostępna dla folderów kontaktów pochodzących ze skrzynek Exchange otwartych jako udostępnione foldery). W polu "Nazwa książki adresowej" możesz wpisać nazwę pod jaką folder powinien być wyświetlany w książce adresowej.

Określanie czy folder kontaktów powinien być wyświetlany w Książce adresowej programu Outlook
Rys.2 Określanie czy folder kontaktów powinien być wyświetlany w "Książce adresowej programu Outlook".

Może zdarzyć się, że opcja "Pokazuj ten folder jako Książkę adresową poczty e-mail" będzie niedostępna - zablokowana. Dzieje się tak zazwyczaj, gdy usługa "Książka adresowa programu Outlook" w ogóle nie jest dodana do obecnego profilu w Outlook'u lub gdy jej konfiguracja jest błędna. Należy wtedy dodać usługę do profilu lub, gdy istnieje, usunąć ją, ponownie uruchomić Outlook'a i jeszcze raz dodać usługę.

Aby usunąć usługę "Książka adresowa programu Outlook" z obecnego profilu, należy wykonać następujące kroki:
1. Wybierz w menu Outlook'a "Narzędzia | Konta e-mail".
2. Zaznacz opcję "Wyświetl lub zmień istniejące katalogi lub książki adresowe" i kliknij "Dalej".
3. Na liście usług zaznacz "Książka adresowa programu Outlook" i kliknij "Usuń".
4. Kliknij "Zakończ" i ponownie uruchom program Outlook.

Aby dodać usługę "Książka adresowa programu Outlook" do obecnego profilu, należy wykonać następujące kroki:
1. Wybierz w menu Outlook'a "Narzędzia | Konta e-mail".
2. Zaznacz opcję "Dodaj nowy katalog lub książkę adresową" i kliknij "Dalej".
3. Zaznacz opcję "Dodatkowe książki adresowe" i kliknij "Dalej".
4. Wybierz z listy "Książka adresowa programu Outlook" i kliknij "Dalej".
5. Uruchom ponownie program Outlook.

Po ponownym dodaniu "Książki adresowej programu Outlook" do profilu, zazwyczaj nie będzie ona wyświetlała żadnych folderów z kontaktami, dlatego trzeba ponownie określić, które foldery powinna wyświetlać, tak jak zostało opisane to wcześniej.

Innym problemem związanym z "Książką adresową programu Outlook" jest wyświetlanie przez nią folderów, które już nie istnieją. W takim wypadku za każdym razem, gdy użytkownik wybierze w książce adresowej nieistniejący folder, Outlook wyświetli informację, że folder nie mógł zostać odnaleziony. Aby pozbyć się tych folderów z książki adresowej, należy wykonać następujące kroki:
1. Wybierz w menu Outlook'a "Narzędzia | Konta e-mail".
2. Zaznacz opcję "Wyświetl lub zmień istniejące katalogi lub książki adresowe" i kliknij "Dalej".
3. Na liście usług zaznacz "Książka adresowa programu Outlook" i kliknij "Zmień".
4. Na liście "Książki adresowe programu Outlook", zaznacz nieistniejący folder i kliknij "Usuń książkę adresową" (rys.3).
5. Kliknij "Zamknij" i "Zakończ", aby zatwierdzić dokonane zmiany.

Usuwanie nieistniejących folderów kontaktów z Książki adresowej programu Outlook
Rys.3 Usuwanie nieistniejących folderów kontaktów z "Książki adresowej programu Outlook".

Jeśli masz jakieś pytania lub komentarze dotyczące tego artykułu, napisz na naszym forum.

(c) CodeTwo. Wszelkie prawa zastrzeżone.



© Wszelkie prawa zastrzeżone. Żadna część ani całość tego artykułu nie może być powielana ani publikowana bez zgody autora.