Microsoft Outlook troubleshooting
Jak sprawić, aby wysłany email pojawił się w Outlook'u odbiorcy na czerwono?

Jak sprawić, aby wysłany email pojawił się w Outlook'u odbiorcy na czerwono?

autor Piotr Majcher 2007-08-03 00:00:00 w Microsoft Outlook
Artykuł dotyczy:
Microsoft Outlook 2000/2002/2003/2007


Ostatnio na szkoleniu, które prowadziłem z Outlooka, zadano mi ciekawe pytanie. Dlaczego w Outlooku pojawiają się maile na czerwono? Pytanie, jak pytanie - zawsze dostaję ich wiele, ale to było o tyle istotne, że zadał je sam prezes firmy, który był na szkoleniu i który był odpowiedzialny za decyzję, czy będę prowadził w tej firmie kolejne szkolenia...

Pytanie wydaje się trudne, ale wytłumaczenie zaskakuje prostotą. Chodzi o sytuację przedstawioną na rysunku poniżej i nie jest to żaden błąd Outlooka :)

Outlook - Wiadomość pocztowa wyświeltana w skrzynce w kolorze czerwonym

Generalnie nie ma sposobu, aby zmienić u odbiorcy maila sposób, w jaki Outlook wyświetli mu tego maila na liście razem z innymi mailami. Obowiązuje jedynie dobrze znana wszystkim zasada - maile nie przeczytane są oznaczane pogrubioną czcionką. Jakim cudem w takim razie powyższy mail jest pisany czerwoną czcionką?

Po odczytaniu takiego maila, dodatkowo może pojawić się on także w okienku przypomnień (rysunek poniżej - mail o temacie "Zestawienie za lipiec 2007"). I będzie tam widoczny dopóki go nie odrzucimy lub inaczej potraktujemy, ale o tym później.

Outlook - Wiadomość pocztowa wyświetlona w oknie przypomnień

Jeśli denerwuje nas okienko przypomnień, które wyświetlane jest za każdym uruchomieniem Outlooka, to należy zaznaczyć w nim mail którego dotyczy przypomnienie i kliknąć przycisk Odrzuć. Mail zniknie z okienka przypomnień i jeśli nie mamy ustawionych innych przypomnień, to Okno przypomnień nie będzie już nas dręczyło. Jednak mail nadal będzie obecny na liście wraz z innymi mailami cały czas w kolorze czerwonym. Czemu tak się dzieje?

Za czerwony kolor odpowiedzialna jest wbudowana standardowo w Outlooka reguła, która nadaje taki kolor poczcie zaległej. Mail zaległy to taki, który miał ustawioną datę przypomnienia i termin ten minął. Może się również okazać, że otrzymamy maila który "zachowuje się" standardowo, a nagle po jakimś czasie wyświetlony zostanie w kolorze czerwonym. Będzie to oznaczało, że jego termin minął i Outlook zgodnie z wbudowanymi regułami zastosował inne formatowanie.

Trik jest w tym aby wysłać maila z ustawioną datą przypomnienia, która już minęła. Wówczas Outlook od razu po odebraniu maila wyświetli go na czerwono. Gdzie ustawiamy termin ważności maila? Przy wysyłaniu nowej wiadomości w Outlooku należy kliknąć w menu Akcje, wybrać polecenie Nawiązania, a następnie polecenie Dodaj przypomnienie.

Outlook - Dodawanie przypomnienia do wiadomości pocztowej

Jeśli w pasku menu nie ma polecenia Akcje, to najprawdopodobniej przyczyną tego jest włączona opcja Użyj programu Microsoft Word do redagowania wiadomości e-mail. Jeśli chcemy używać Worda jako edytora wiadomości e-mail to, aby ustawić przypomnienie, trzeba w okienku nowej wiadomości kliknąć przycisk oznaczony flagą.

Outlook - Przycisk flagi w menu, gdy edytorem wiadomości jest program Word

Jeśli jednak nie chcemy wykorzystywać Worda do edycji nowych wiadomości, to należy wyłączyć to ustawienie klikając w Outlooku menu Narzędzia | Opcje | Format poczty. Wyłączenie tej opcji zamieni pasek menu Word'a widoczny powyżej na pasek menu Outlooka i przywróci menu Akcje.

Outlook - Menu Akcje pojawia się, gdy Word nie jest domyślnym edytorem wiadomości

Pojawi się następnie okienko Flaga monitująca, w którym określamy termin przypomnienia dla wysyłanej wiadomości. Wystarczy ustawić datę wczorajszą lub nawet dzisiejszą, ale z godziną, która minęła i już mail będzie traktowany jako zaległy.

Outlook - Okno Flaga monitująca służące do ustawiania przypomnienia oraz flagi dla wiadomości pocztowej

Po ustawieniu daty klikamy OK, normalnie wypełniamy pozostałe pola maila czyli Do, Temat, Treść i wysyłamy. Gotowe - odbiorca na pewno zostanie zaskoczony i będzie zachodził w głowę, czemu mail jest na czerwono.

Co zrobić, jeśli sami otrzymamy takiego maila. Sposobów na usunięcie koloru jest kilka:

1. Oznaczyć mail jako wykonany.

Outlook - Wyświetlanie wiadomości pocztowej (email) z przypomnieniem

Po oznaczeniu maila jako wykonany, kolor zniknie. Wykonanie oznacza się zielonym "ptaszkiem". Co ciekawe - mail wygląda jakby miał ustawioną flagę - nie jest to standardowa czerwona flaga, choć tak wygląda. Po pierwszym kliknięciu lewym przyciskiem myszki, na pole flagi ustawiamy dopiero flagę czerwoną (lub inną domyślną, jeśli to przestawiliśmy). Po drugim kliknięciu lewym przyciskiem mail jest oznaczany jako wykonany i kolor znika.

Outlook - Zaznaczanie wiadomości pocztowej (email) jako wykonanej

2. Drugi sposób na pozbycie się koloru, to wyczyszczenie informacji o zaległości maila. Należy kliknąć na mailu prawym przyciskiem myszy, wybrać polecenie Nawiązania, wybrać polecenie Wyczyść flagę.

Outlook - Usuwanie flagi z wiadomości pocztowej e-mail

Usunie to wszystkie informacje związane z przypomnieniem dla maila, a tym samym usunie czerwony kolor wyświetlania.

3. Innym sposobem jest otwarcie takiej wiadomości, kliknięcie w menu Akcje, wybranie polecenia Nawiązania, a następnie wybranie polecenia Wyczyść flagę.

4. Kolejnym sposobem może być kliknięcie na polu flagi prawym przyciskiem i wybranie polecenia Wyczyść flagę.

Ciekawostką jest flaga, którą Outlook oznacza wiadomości zaległe lub te, dla których jest ustawione przypomnienie. Wygląda ona tak:

Outlook - Flaga dla wiadomości pocztowej

podczas gdy wstawiona przez nas ręcznie flaga, wygląda inaczej (ma czerwone tło):

Outlook - Flaga dla wiadomości pocztowej

Outlook oznacza flagą bez czerwonego tła, że wiadomość ma ustawiony termin przypomnienia.

Jeśli wyślemy maila z przypomnieniem ustawionym na terminie, który jeszcze nie minął, to Outlook odbiorcy będzie wyświetlał tego maila "normalnie" do momentu nadejścia terminu przypomnienia, wówczas zmieni kolor wyświetlania na czerwony.

Powyższe instrukcje dotyczą Outlooka w wersji 2003. W wersji 2007 wszystko działa prawie tak samo, mamy nawet trochę więcej możliwości :)

W Outlooku 2007 trochę inaczej wygląda już okienko do wysyłania maila. Nie ma tam klasycznego menu tylko wstążki, które pokazują przyciski poleceń. Aby ustawić przypomnienie do wysyłanej wiadomości, należy kliknąć przycisk Flaga monitująca, który znajduje się na wstążce Wiadomość, a następnie polecenie Dodaj przypomnienie.

Outlook 2007 - Dodawanie przypomnienia do wiadomości pocztowej

Okienko, które się pojawi, znacznie różni się od tego z Outlook'a 2003:

Outlook 2007 - Okno dialogowe do ustawiania przypomnienia dla wiadomości pocztowej

Okienko ustawiania przypomnienia w Outlooku 2007 daje możliwość skonfigurowania przypomnienia zarówno dla wysyłającego jak i adresata wiadomości. Aby osiągnąć opisywany w tym artykule efekt, czyli kolor czerwony u odbiorcy, wystarczy wypełnić opcje w grupie Flaga dla adresatów:

Outlook 2007 - Flaga dla adresatów. Dodawanie przypomnienia dla od biorcy wiadomości

Warto także wspomnieć, że w polu Flaga nie trzeba akceptować domyślnej propozycji Monit. Nie trzeba nawet wybierać żadnej pozycji z rozwijanej listy - można wpisać własny tekst, który pojawi się w pasku informacji w wiadomości u adresata:

Outlook 2007 - Ustawianie własnego monitu dla flagi wiadomości pocztowej

Jeśli chcemy ustawić przypomnienie dla nas samych, to powinniśmy wypełnić pola w grupie Flaga dla mnie (Flaga, Data rozpoczęcia, Data ukończenia i Przypomnienie). Trzeba w tym momencie również wspomnieć o gotowych flagach, które można przypisać do wiadomości wysyłanej poprzez Outlooka 2007.

Outlook 2007 - Standardowe flagi dla wiadomości pocztowych

Co dzieje się po wybraniu jednej z proponowanych flag? - Outlook wypełnia za nas różne opcje w okienku konfigurowania przypomnienia w grupie Flaga dla mnie. Sposób, w jaki Outlook 2007 wypełnia te pola, opisany jest w poniższej tabeli.

Flaga Data rozpoczęcia Data ukończenia Przypomnienie
Dzisiaj Aktualna data Aktualna data Na godzinę przed końcem dnia roboczego (zazwyczaj godzina 15:00)
Jutro Aktualna data + 1 dzień Aktualna data + 1 dzień Początek aktualnego dnia (zazwyczaj godzina 8:00) + 1 dzień
W tym tygodniu Aktualna data + 2 dni ale nie później niż ostatni dzień roboczy tygodnia Ostatni dzień roboczy tygodnia Początek aktualnego dnia + 2 dni
W przyszłym tygodniu Pierwszy roboczy dzień przyszłego tygodnia Ostatni roboczy dzień przyszłego tygodnia Początek pierwszego roboczego dnia w przyszłym tygodniu
Brak daty Brak daty Brak daty Aktualna data
Niestandardowe Do ustawienia samodzielnie Do ustawienia samodzielnie Do ustawienia samodzielnie
Tabela na podstawie strony: http://office.microsoft.com/en-us/outlook/HA100143621033.aspx

Jeśli wybierzemy jedną z gotowych flag, to opcje, które flaga ta ustawia, będą widoczne w pasku informacji wiadomości w elementach wysłanych:

Outlook 2007 - Wiadomość po stronie odbiorcy z ustawioną flagą

Ustawianie przypomnienia dla nas samych przy wysyłanej wiadomości jest bardzo przydatną opcją, która przypomni nam o wysłanej wiadomości w wybranym przez nas momencie w przyszłości. Natomiast określanie daty rozpoczęcia czy ukończenia jest według mnie mało przydatnym dodatkiem, który swoją funkcjonalnością pachnie troszkę jak konfigurowanie zadania ale niestety (a może i na szczęście) tylko pachnie :)

Ostania rzecz, o której chcę wspomnień, to usuwanie przypomnienia z wiadomości. Robi się to podobnie, jak w Outlooku 2003. Najprostsza metoda, to kliknięcia na wiadomości prawym przyciskiem i wybranie z menu podręcznego polecenia Flaga monitująca (w wersji 2003 było to polecenie Nawiązania), a następnie polecenia Wyczyść flagę.

Outlook 2007 - Usuwanie przypomnienia dla wiadomości pocztowej

W kolejnym artykule napiszę jak ustawić reguły automatycznego formatowania w Outlooku tak, aby zaległe maile nie były czerwone lecz np. niebieskie, a nieprzeczytana poczta była wyświetlana np. w kolorze zielonym i większą czcionką, ale napiszę o tym jak będę miał chwilę czasu :)



Jeśli masz uwagi lub pytania dotyczące artykułu, prosimy pisać na adres autora piotr.majcher at wszim-sochaczew.edu.pl.

(c) 2007 Wszelkie prawa zastrzeżone. Artykuł ten nie może być kopiowany lub publikowany bez wyraźnej zgody autora.

Jeśli masz jakieś pytania lub komentarze dotyczące tego artykułu, napisz na naszym forum.

(c) CodeTwo. Wszelkie prawa zastrzeżone.



© Wszelkie prawa zastrzeżone. Żadna część ani całość tego artykułu nie może być powielana ani publikowana bez zgody autora.