Instalacja i uruchamianie makr

Artykuł dotyczy: Microsoft Outlook 2000/2002/2003

Spis treści:

Wstęp

Instalacja i uruchamianie makra

Uruchamianie makra z paska narzędzi

Poziomy zabezpieczeń makr

Materiały dodatkowe

Wstęp

W Microsoft Office Outlook, podobnie jak w innych aplikacjach pakietu Microsoft Office, można tworzyć własne makra, które automatyzują czynności często wykonywane w programie i nierzadko pozwalają nam zaoszczędzić sporo cennego czasu. Makra tworzy się w języku Visual Basic for Applications (VBA) wykorzystując model obiektowy (obiekty) Outlook'a. Obiektów w Outlook'u jest kilkadziesiąt. Każdy z nich ma po kilkanaście właściwości, klika metod oraz zdarzeń. Dzięki temu można tworzyć makra, które w znaczący sposób pozwalają przyspieszyć i ułatwić pracę użytkownika, a nawet zaimplementować brakujące funkcje. Z drugiej strony duża liczba obiektów, ich właściwości i metod powoduje, że potrzebne jest nieco czasu, aby się z nimi wszystkimi zapoznać i zacząć w miarę swobodnie posługiwać. Na szczęście w Internecie istnieje wiele makr i zazwyczaj można znaleźć takie, które rozwiązuje nasz problem. Czasami wystarczy wprowadzić kilka drobnych zmian, czasami żadnej. Dlatego nawet użytkownik, który nie zna modelu obiektowego Outlook'a lub zna go tylko pobieżnie, może wykorzystywać makra w codziennej pracy. Powinien jednak dokładnie wiedzieć, w jaki sposób makro poprawnie zainstalować i jak najwygodniej uruchomić.

Instalacja i uruchamianie makra

Gdy znajdziemy odpowiednie makro, musimy zapisać je w edytorze Visual Basic, zanim będziemy mogli uruchomić je w Outlook'u. Aby otworzyć edytor Visual Basic, należy z menu Outlook'a wybrać "Narzędzia | Makro | Edytor Visual Basic" lub użyć kombinacji klawiszy Alt+F11 (edytor Visual Basic nie jest dostępny w języku polskim) (rys.1).

Rys.1 Edytor Visual Basic w programie Microsoft Office Outlook.

Po lewej stronie w oknie "Project" znajduje się obecny projekt o nazwie "Project1". Po jego rozwinięciu zobaczymy katalog o nazwie "Microsoft Outlook Objects", a w nim moduł "ThisOutlookSession". W module tym możemy umieszczać kod naszych makr. "Project1" jest jedynym projektem, jaki może istnieć w Outlook'u, nie możemy go ani usunąć ani dodać nowego, można co najwyżej zmienić jego nazwę. Jeśli korzystamy z wielu makr możemy utworzyć dodatkowe moduły i umieszczać w nich makra. Aby utworzyć nowy moduł, należy kliknąć prawym klawiszem myszy w oknie "Project" i z menu wybrać "Insert | Module". Makra umieszczone w innych modułach można używać w Outlook'u tak samo, jak te umieszczone w module "ThisOutlookSession". Jest jednak jeden wyjątek. Jeśli makro wykorzystuje zdarzenia obiektów Outlook'a wtedy musi być umieszczone w module "ThisOutlookSession". Makro korzystające ze zdarzeń możemy poznać po tym, że przynajmniej jedna ze zmiennych zadeklarowana jest ze słowem kluczowym WithEvents.

Dla przykładu użyjmy poniższego makra, które tworzy nową wiadomość HTML o określonym temacie i treści:

Sub CreateHTMLMail()

    Dim oMail As MailItem
    Set oMail = Application.CreateItem(olMailItem)
    
    oMail.HTMLBody = "<b>Witam</b>, <br>to jest treść wiadomości"
    oMail.Subject = "Test HTML"
    oMail.Save

End Sub

Po skopiowaniu kodu makra do modułu "ThisOutlookSession" lub innego, możemy zamknąć edytor Visual Basic. Aby wywołać makro, w menu Outlook'a należy wybrać "Narzędzia | Makro | Makra" lub nacisnąć Alt+F8. Wyświetlone zostanie okno z listą obecnie dostępnych makr. Na liście należy zaznaczyć makro o nazwie "CreateHTMLMail" i kliknąć "Uruchom" (rys.2).

Rys.2 Uruchamianie makra.

Uruchamianie makra z paska narzędzi

Korzystając z możliwości dostosowywania interfejsu użytkownika w Outlook'u, możemy utworzyć własny pasek narzędzi zawierający najczęściej używane makra. Aby utworzyć nowy pasek narzędzi:

1.	W menu wybierz "Narzędzia | Dostosuj".
2.	Przejdź do zakładki "Paski narzędzi" i kliknij "Nowy".
3.	Podaj nazwę nowego paska narzędzi (np. "Makra") i kliknij OK (rys.3).
4.	Nie zamykaj okna "Dostosowywanie" - będzie nam jeszcze potrzebne.

Utworzony i wyświetlony zostanie nowy pusty pasek narzędzi.

Rys.3 Tworzenie nowego paska narzędzi.

Aby utworzyć na pasku nowy przycisk uruchamiający makro "CreateHTMLMail":

1.	Na dialogu "Dostosowywanie" przejdź do zakładki "Polecenia".
2.	Na liście "Kategorie" wybierz "Makra".
3.	Na liście "Polecenia" zaznacz makro o nazwie "Project1.CreateHTMLMail" i przeciągnij je myszką na pasek narzędzi "Makra" (rys.4). Makro możesz przeciągnąć również na jeden ze standardowych pasków narzędzi, a nawet umieścić je w którymś z menu Outlook'a. Jeśli makro zostało umieszczone w module "ThisOutlookSession", jego nazwa będzie wyglądać następująco "Project1.ThisOutlookSession.CreateHTMLMail". Jeśli na liście nie widzisz makra, uruchom ponownie Outlook'a i powróć do tego kroku.
Rys.4 Tworzenie nowego przycisku na pasku narzędzi.
4.	Teraz kliknij prawym klawiszem myszy na utworzonym właśnie przycisku makra na pasku narzędzi (rys.5). Wyświetlone zostanie menu, które zawiera opcje umożliwiające edycję wyglądu przycisku. Przede wszystkim będziemy chcieli zmienić jego nazwę na nieco krótszą. W menu kliknij na pole edycji znajdujące się obok pozycji "Nazwa" i wpisz samą nazwę makra, czyli "CreateHTMLMail". Wciśnij Enter, aby zatwierdzić zmianę.
Rys.5 Edycja właściwości przycisku na pasku narzędzi.
5.	Teraz zmieńmy również ikonę przycisku. Użyjmy ikony wiadomości, która znajduje się na przycisku "Nowy" na standardowym pasku narzędzi: a) W tym celu najpierw musimy wykonać zrzut ekranu wciskając Alt+PrintScreen. b) Otwórz program Paint i wklej zawartość schowka wybierając Ctrl+V. c) Zaznacz ikonę wiadomości używając narzędzia "Zaznacz". Zaznaczenie powinno mieć dokładnie rozmiar 16 na 16 pikseli, w przeciwnym wypadku ikona zostanie automatycznie rozciągnięta do takiego rozmiaru i będzie źle wyglądać. d) Skopiuj zaznaczenie do schowka. e) Przejdź z powrotem do programu Outlook i kliknij prawym klawiszem myszy na przycisku makra na pasku narzędzi (okno "Dostosowywanie" powinno być cały czas otwarte). Z menu wybierz polecenie "Wklej obraz przycisku". Ikona przycisku powinna zamienić się na obrazek zaznaczony w programie Paint. f) Teraz możesz zamknąć dialog "Dostosowywanie".

Po kliknięciu przycisku "CreateHTMLMail" na pasku narzędzi "Makra" zostanie wykonane makro (rys.6). Jest to zdecydowanie szybszy sposób uruchamiania makr, niż ich wybór z dialogu "Makra". Pasek narzędzi "Makra" możesz umieścić obok innych pasków narzędzi. Możesz go również zamknąć i w każdej chwili ponownie wyświetlić wybierając w menu polecenie "Widok | Paski narzędzi | Makra".

Rys.6 Nowy pasek narzędzi z przyciskiem "CreateHTMLMail".

Poziomy zabezpieczeń makr

Z makrami w Outlook'u związany jest poziom zabezpieczeń, który można ustawić na "Niskie", "Średnie", "Wysokie" i "Bardzo wysokie". Poziom zabezpieczeń stawiony na "Bardzo wysokie" powoduje, że w Outlook'u nie mogą być uruchamiane żadne makra. Jeśli stopień zabezpieczeń ustawiony jest na "Wysokie", to uruchamiane mogą być tylko cyfrowo podpisane makra. Jeśli stopień zabezpieczeń będzie "Średnie", przed każdym pierwszym w danej sesji uruchomieniem któregoś makra, Outlook będzie wyświetlał okno z pytaniem, czy makra mogą być uruchamiane (rys.7).

Rys.7 Ostrzeżenie o uruchamianiu makra wyświetlane przy średnim poziomie zabezpieczeń.

Przy poziomie zabezpieczeń "Niskie" wszystkie makra mogą być uruchamiane bez żadnych ograniczeń. Aby używać makr musisz więc ustawić poziom zabezpieczeń na "Średnie" lub "Niskie", albo na poziom "Wysokie" i podpisać makro (ale o tym w osobnym artykule). Poziom zabezpieczeń makr możesz określić po wybraniu w menu "Narzędzia | Makro | Zabezpieczenia" (rys.8).

Rys.8 Ustawianie poziomu zabezpieczeń makr.

Materiały dodatkowe

Uruchamianie, zabezpieczanie i dystrybucja makr - artykuł zawiera między innymi szczegółowe informacje na temat elektronicznego podpisywania makr w Outlook'u.

Jeśli masz jakieś pytania lub komentarze dotyczące tego artykułu, napisz na naszym forum.

(c) CodeTwo. Wszelkie prawa zastrzeżone.

© Wszelkie prawa zastrzeżone. Żadna część ani całość tego artykułu nie może być powielana ani publikowana bez zgody autora.