Microsoft Outlook troubleshooting

Dosyć często pojawiającym się pytaniem wśród użytkowników programu Outlook, jest pytanie o możliwość synchronizacji listy kategorii. Choć może wydawać się to dziwne, funkcjonalności takiej nie posiada nawet Exchange Server, który pozwala na współdzielenie wszystkich typów informacji: poczty, kontaktów, kalendarzy, zadań, itp., jednak nie kategorii.

Często zdarza się więc, że każdy z użytkowników posiada w swoim Outlook'u zdefiniowane zupełnie inne kategorie niż pozostali. Jeśli użytkownicy korzystają ze współdzielonej skrzynki pocztowej lub publicznych folderów, okazuje się, że elementy mają przypisane nieznane im kategorie. Sytuacja ta może być szczególnie niewygodna w programie Outlook 2007, gdzie każdej kategorii przypisany jest kolor. Jeśli kategorii nie ma na naszym lokalnym komputerze posiada domyślnie kolor biały, który z zasady zarezerwowany jest dla kategorii niezdefiniowanych. Czyli w praktyce tracimy funkcjonalność kolorowych kategorii.

Jeśli w organizacji pracy grupowej użytkownicy polegają na oznaczaniu elementów kategoriami, może prowadzić to do utrudnień i nieporozumień wynikających z prostych pomyłek. Na przykład, gdy jeden z użytkowników pisze na swoim komputerze nazwę kategorii bez polskich liter, czy też bez spacji pomiędzy wyrazami.

Prostym rozwiązaniem tego problemu jest darmowe narzędzie o nazwie CatMan. Program jest dodatkiem do Outlook'a (działa z wszystkimi wersjami od 98 do 2007) i automatycznie synchronizuje kategorie pomiędzy wybranymi komputerami w sieci. Kategorie synchronizowane są na podstawie jednego wspólnego pliku konfiguracyjnego umieszczonego w lokalizacji sieciowej. Program posiada edytor kategorii (rys.1) pozwalający na definiowanie bezpośrednio w Outlook'u kategorii publicznych - wspólnych dla użytkowników w sieci oraz kategorii prywatnych - dostępnych tylko na lokalnym komputerze.

Edytor kategorii publicznych i prywatnych w Outlook
Rys.1. Edytor kategorii publicznych
i prywatnych w Outlook'u.

Ustawiając odpowiednie prawa dostępu do sieciowego pliku konfiguracyjnego, administrator może w bardzo prosty sposób określić, którzy użytkownicy mają prawa do zmiany wspólnych publicznych kategorii. Dzięki temu zarządzanie współdzielonymi kategoriami jest bardzo proste nawet na dużej liczbie komputerów.

Jeśli masz jakieś pytania lub komentarze dotyczące tego artykułu, napisz na naszym forum.

(c) CodeTwo. Wszelkie prawa zastrzeżone.



© Wszelkie prawa zastrzeżone. Żadna część ani całość tego artykułu nie może być powielana ani publikowana bez zgody autora.