Microsoft Outlook troubleshooting

Użytkownicy programu Microsoft Outlook 2007 często spotykają się z problemem, że pisane przez nich wiadomości pocztowe u odbiorców mają podwójne odstępy między liniami. Sytuacja taka może mieć miejsce w wiadomościach pisanych w formacie HTML i powoduje, że wiadomość staje się mało czytelna i po prostu wygląda niechlujnie.

Przyczyną tego problemu jest sposób, w jaki w nowej wersji Outlooka traktowane są znaki nowej linii w wiadomościach HTML. Standardowo przyjęło się, że w edytorach tekstu naciśnięcie klawisza Enter rozpoczyna nowy akapit, natomiast naciśnięcie klawiszy Shift + Enter powoduje rozpoczęcie pisania tekstu od nowej linii. Różnica pomiędzy rozpoczęciem nowego akapitu, a przejściem do nowej linii jest niby subtelna, jednak ważna i znana od dawna. Pomiędzy akapitami jest zazwyczaj większy odstęp niż pomiędzy liniami regularnego tekstu. W kodzie HTML rozpoczęcie nowego akapitu to wstawienie znacznika <p>, natomiast przejście do nowej linii, to znacznik <br>.

Niestety Outlook 2007 łamie tę zasadę i z punktu widzenia użytkownika piszącego nową wiadomość nie ma różnicy, czy naciśnie Enter, czy Shift + Enter. Rezultat jest ten sam, edytor zachowuje się tak, jakby przechodził tylko do nowej linii, jednak w rzeczywistości, gdy wciskamy klawisz Enter, wstawiany jest znacznik <p>, czyli faktycznie rozpoczęcie nowego akapitu, natomiast gdy wciskamy klawisze Shift + Enter, wstawiany jest znacznik <br>, czyli przejście do nowej linii. To, że wstawienie znacznika <p> dla użytkownika wygląda tak samo, jak wstawienie znacznika <br>, spowodowane jest tym, jak opracowany został arkusz styli CSS w Outlook 2007.

Ponieważ nie ma widocznej różnicy pomiędzy wstawieniem nowego akapitu (zobacz rysunek), a przejściem do nowej linii, użytkownicy często dwukrotnie wciskają klawisz Enter, aby uzyskać efekt nowego akapitu z odstępem, do którego są przyzwyczajeni przez inne edytory tekstu, nawet program Microsoft Word 2007, który pochodzi przecież z tego samego pakietu Office co Microsoft Outlook 2007. W rezultacie użytkownik wstawia w wiadomości pocztowej podwójne akapity, czyli dwa znaczniki <p><p> zamiast pojedynczego <p> albo wciska klawisz Enter, zamiast Shift + Enter, aby przejść do nowej linii – w rezultacie wstawia znacznik <p> zamiast <br>.

Problem pojawia się w momencie, gdy odbiorca wiadomości korzysta z czytnika poczty, który nie obsługuje skomplikowanych arkuszy styli CSS używanych przez program Outlook. A takich czytników jest całkiem dużo.

Osobiście nie mam pojęcia, jaki cel przyświecał twórcom programu Microsoft Outlook 2007, że zdecydowali się, aby traktować nowy akapit i przejście do nowego wiersza odmiennie niż wszyscy pozostali twórcy aplikacji pocztowych oraz odmiennie niż jest to ogólnie przyjęte i do czego użytkownik jest przyzwyczajony. Co jednak mogą zrobić użytkownicy programu Outlook, aby ich poczta wyglądała tak samo ma ich komputerach i komputerach osób, z którymi korespondują? Jest kilka możliwości i każdy może zdecydować, która jest dla niego najwygodniejsza, choć każde z rozwiązań ma wady.

Pierwsze rozwiązanie, to zawsze używać klawiszy Shift + Enter podczas przechodzenia do nowej linii, czy nowego akapitu. Aby w ten sposób przejść do nowego akapitu, użytkownik będzie musiał nacisnąć Shift + Enter dwukrotnie. Wadą tego rozwiązanie jest jednak to, że formatowanie tekstu, takie jak wcięcia czy wypunktowania opierają się na akapitach i jeśli będziemy chcieli użyć tego typu formatowań, to najpierw będziemy musieli mimo wszystko utworzyć akapit przy pomocy klawisza Enter, ponieważ dwukrotne wybranie Shift + Enter wstawia dwa znaczniki <br><br>, a nie znacznik <p>, który na poziomie kodu HTML oznacza akapit.

Jeśli chcemy, aby naciśnięcie klawisza Enter wstawiało nowy akapit, który faktycznie będzie miał większy odstęp niż interlinia w zwykłym tekście, możemy wyedytować arkusz styli używany przez Outlooka podczas pisania wiadomości. Jest to drugie rozwiązanie. Arkusz styli znajduje się w pliku NormalEmail.dotm w folderze %appdata%\Microsoft\Szablony. Plik należy otworzyć, jako szablon przy pomocy programu Word i zmodyfikować styl Normal tak, aby po każdym akapicie wstawiany był margines wielkości np. 10pt. w tym celu należy:

  1. Kliknąć prawym klawiszem na stylu Normalny we wstędze i z menu podręcznego wybrać Modyfikuj.
  2. W oknie dialogowym kliknąć przycisk Formatuj i z rozwijanego menu wybrać Akapit.
  3. W oknie z właściwościami formatowania w sekcji Odstępy w polu Po wpisać 10 pt.

Po zapisaniu zmian w pliku NormalEmail.dotm podczas pisania wiadomości w programie Outlook, gdy wciśniemy klawisz Enter utworzony zostanie nowy akapit z widocznym odstępem od poprzedzającego go akapitu.

Niestety to rozwiązanie również ma wadę i to poważną, bo działa tylko dla nowych wiadomości. Gdy odpowiadamy na wiadomość, Outlook używa zawsze oryginalnego stylu wiadomości, czyli takiego, w jakim wiadomość została napisana. A jest mało prawdopodobne, że nadawca emaila również edytował plik NormalEmail.dotm, aby odstępy pomiędzy akapitami były poprawnie wyświetlane.

Trzecie rozwiązanie to być świadomym użytkownikiem i rozróżniać zachowanie Outlooka po naciśnięciu klawisza Enter i Shift + Enter, mimo że sam Outlook nie pokazuje żadnej różnicy pomiędzy tymi dwoma sytuacjami. Jeśli chcemy wstawić nowy akapit powinniśmy nacisnąć klawisz Enter, jeśli tylko chcemy przejść do nowej linii – nacisnąć klawisze Shift + Enter i pamiętać, że nie wolno dwukrotnie naciskać klawisza Enter, jeśli chcemy utworzyć nowy akapit. Jednak to rozwiązanie ma oczywiste wady. Pisana przez nas wiadomość będzie wyglądała inaczej w klientach pocztowych, które potrafią zinterpretować style CSS używane przez program Outlook, a inaczej w klientach, które tego nie potrafią. Wiadomość będzie również mniej czytelna w tych pierwszych klientach pocztowych z racji braku odstępu pomiędzy akapitami.

Z powyższych rozważań i przedstawionych rozwiązań wynika, że kwestii odstępów pomiędzy akapitami w programie Outlook nie da się w pełni rozwiązać. Niestety dla niektórych użytkowników może to być poważny problem. Jednak na razie pozostaje im czekać na nowszą wersję pakietu Office 2010, nazwa kodowa Office 14 i mieć nadzieję, że tam problem zostanie rozwiązany.

 

Jeśli masz jakieś pytania lub komentarze dotyczące tego artykułu, napisz na naszym forum.

(c) CodeTwo. Wszelkie prawa zastrzeżone.



© Wszelkie prawa zastrzeżone. Żadna część ani całość tego artykułu nie może być powielana ani publikowana bez zgody autora.