Microsoft Outlook troubleshooting

Artykuł dotyczy: Microsoft Word 2003 / 2002 / 2000

Coraz więcej serwerów blokuje możliwość wysyłania wiadomości adresowanej do wielu odbiorców, wpisanych w pole DO, DW lub UDW, standardowo lub przez listę dystrybucyjną.  Skutkuje to komunikatem o braku dostarczenia lub całkowitym braku informacji z jednoczesnym pominięciem odbioru przez dedykowanych odbiorców wiadomości.

Jednym ze sposobów jest skorzystanie z wbudowanego mechanizmu w MS Word nazwanego Korespondencją seryjną. Dzięki niej możemy wygenerować list (w formie drukowanej) lub wiadomości email, dla każdego z adresatów z osobna.

Aby dobrze się przygotować, należy najpierw wyeksportować dane adresowe do Excela lub Accessa (opisany poniżej sposób będzie dotyczył bazy w Excelu). W bazie danych można umieścić słowa, które będą charakteryzowały danego odbiorcę (np. Imię i Nazwisko, tytuł, stanowisko, zdrobnienia a nawet zadłużenie czy nr rachunku - w przypadku, kiedy zamierzamy wysłać korespondencje firmową). Wymogiem koniecznym jest oczywiście adres email. Następnie należy przygotować treść, jaką będziemy wysyłać do adresatów. Dzięki różnorodności danych będziemy mogli wykorzystać je w treści tak, aby odbiorca miał wrażenie, że otrzymana wiadomość jest dedykowana dla niego (on jest jedynym odbiorcą wiadomości). Wielkość bazy nie będzie miała znaczenia.

W menu programu wybieramy kolejno opcję Menu/Narzędzia/Listy i dokumenty wysyłkowe/Korespondencja seryjna.

Po jej uruchomieniu, w prawej części ekranu ukazuje się nam konfigurator, w którym wskazujemy cel naszego postępowania opisany w krokach.

Krok 1. Wybierz typ dokumentu (dla wiadomości email wybieramy opcje drugą).

Wybór typu dokumentu. 

Krok 2. Dotyczy wyboru typu dokumentu.

Wybór typu dokumentu.

Krok 3. Wybór adresatów (możliwość skorzystania z kontaktów z MS Outlook bądź bazy zewnętrznej) - skorzystamy z utworzonej wcześniej bazy w MS Excel.

Wybór adresatów.

Po dokonaniu wyboru pliku z bazą danych i potwierdzeniu tabeli w arkuszu interfejs daje użytkownikowi możliwość drobnej edycji bądź wykluczenia rekordów.

Wybór tabeli z bazą danych.

Edytowanie i wykluczanie adresatów.

Krok 4. Przystępujemy do przygotowania treści korespondencji z uwzględnieniem personalizacji.

MS Word posiada opcję wstawienia standardowego pozdrowienia. Na jego bazie możemy szybko zorientować się jak tworzyć treść wiadomości i jak umieszczać następne elementy bazy (Więcej elementów).

Przygotowywanie treści korespondencji.

Krok 5. W następnym kroku, na przygotowanej treści możemy przeprowadzić przegląd spójności tekstu dla poszczególnych adresatów.

Sprawdzanie spójności tekstu dla adresatów.

Krok 6. Scalenie wiadomości (Wpisujemy temat wiadomości i po wskazaniu kolumny z adresem email z bazy danych, następuje przekazanie ich do MS Outlook).

Scalanie wiadomości.Mechanizm osadza w MS Outlook nowe wiadomości i próbuje nawiązać połączenie celem ich natychmiastowego wysłania.

Automatyczne wysyłanie wiadomości w Outlooku.

Korespondencja seryjna niestety nie jest przygotowana pod dystrybucje załączników (w nowej wersji innych niż dokuemnty Word), co jest jej generalną wadą. Jest to kluczowa funkcjonalność, konieczna do realizacji zadań księgowości czy dz. marketingu.

Tutaj można znaleźć narzędzie spełniające pow. założenia, które w ramach ograniczonej licencji można bez przeszkód testować.

Przy tej okazji polecam dodatek do MS Word służący do hurtowej zamiany dokumentów na pliki PDF, aby następnie redystrybułować je w wersji elektronicznej.

MVP Shon Oskar – VBATools.pl
Jeśli masz pytania dot. tego artykułu zapraszam na Forum
Skonfiguruj swój pakiet dodatków do Excela, Worda, PowerPointa i Outlooka



© Wszelkie prawa zastrzeżone. Żadna część ani całość tego artykułu nie może być powielana ani publikowana bez zgody autora.