Microsoft Outlook troubleshooting

Dzięki funkcji "Import i Eksport" możliwe jest importowanie danych z plików Excel zawierających informacje kontaktowe (nazwiska, numery telefonów, adresy mailowe itp.) bezpośrednio do Outlooka celem stworzenia osobnych kart kontaktów.

Zacznijmy może od arkusza Excel. Poniżej znajduje się przykładowa lista danych, które chcielibyśmy zaimportować do naszego Outlooka. Pierwszym krokiem będzie zaznaczenie wszystkich danych i nadanie im ogólnej nazwy, np. DaneOutlook. Po wpisaniu nazwy, w miejscu które zaznaczone jest na przykładzie (Rys. 1), należy ją zaakceptować klawiszem enter.



Nadawanie nazwy wszystkim danym
Rys. 1. Nadawanie nazwy wszystkim danym.


Teraz ten arkusz Excela można zapisać (najlepiej jako format Excel 97-2003), zamknąć, a następnie przejść do Outlooka. Nie należy pomijać tego kroku, gdyż Outlook nie będzie widział naszego pliku, jeśli będzie on otwarty w Excelu.

W Outlooku należy wykonać następujące czynności:

  1. Kliknąć: Plik, Importuj lub eksportuj... (Rys. 2.)

    Immportuj lub eksportuj
    Rys. 2. Importuj lub eksportuj
  2. W uruchomionym kreatorze importu i eksportu (Rys. 3) należy wybrać opcję Import z innego programu lub pliku, a następnie kliknąć Dalej.

     Kreator importu i eksportu
    Rys. 3. Kreator importu i eksportu
  3. Następnie należy wybrać typ importowanego pliku. W tym przypadku będzie Microsoft Excel 97-2003 (Rys. 4.)

    Wybieranie typu pliku
    Rys. 4. Wybór typu importowanego pliku
  4. Kolejnym krokiem będzie znalezienie pliku, z którego chcemy zaimportować dane. W tym celu należy kliknąć Przeglądaj i znaleźć odpowiedni arkusz Excel. Wybór opcji importu zależy już od samego użytkownika. W tym przykładzie zostaje wybrana domyślna opcja: Zezwalaj na tworzenie duplikatów (Rys. 5)

    Wybór pliku
    Rys. 5. Wybór pliku, z którego importowane bedą dane
  5. W tym kroku należy wybrać folder docelowy, do którego zaimportowane zostaną wszystkie dane. Folder Kontakty nie będzie zaznaczony domyślnie, więc należy go odszukać na liście folderów i zaznaczyć ręcznie (Rys. 6).

    Wybieranie folderu docelowego
    Rys. 6. Wybieranie folderu docelowego
  6. Teraz powinno pokazać się kolejne okno z informacją o tym jakie mają zostać wykonane akcje. Trzeba zaznaczyć akcję o nazwie Importuj Plik "DaneOutlook" do folderu Kontakty (Rys. 7). Na razie nie należy klikać Zakończ, tylko przejść do opcji Mapowania pól niestandardowych.

    Wybór odpowiedniej akcji
    Rys. 7. Wybór odpowiedniej akcji
  7. Jeśli lista kontaktów ma jednakowy schemat, wystarczy wykonać mapowanie dla jednego kontaktu i reguła ta będzie dotyczyć również pozostałych wpisów. Należy przeciągnąć wartości z pliku źródłowego po lewej stronie i upuścić we właściwe pole po prawej stronie (Rys. 8).

     Mapowanie pół niestandardowych
    Rys. 8. Mapowanie pól niestandardowych
  8. Po wykonaniu mapowania, należy kliknąć OK, co spowoduje powrót do poprzedniego okna (Rys. 7), a następnie Zamknij. Dane powinny być teraz importowane do Outlooka. Jeśli plik jest duży, może to potrwać kilkadziesiąt sekund. W rezultacie, w folderze kontakty powinny utworzyć się osobne karty dla każdego z kontaktów (Rys. 9)

    Zaimportowane kontakty
    Rys. 9. Zaimportowane kontakty

W podobny sposób można również eksportować dane z Outlooka do plików CSV. W tym celu można posłużyć się darmowym narzędziem CodeTwo Outlook Export, które jest łatwe w użyciu, pozwala na eksport większej liczby danych niż wbudowanych mechanizm Outlooka i umożliwia eksportowanie informacji z folderów wszystkich typów: Poczta, Kalendarz, Kontakty, Zadania, Dziennik, Notatki. Plik CSV można następnie otworzyć w Excelu i wykorzystać np. do eksportu danych do innego programu. Więcej informacji na temat tego programu, można znaleźć na stronie producenta: www.codetwo.pl.

Jeśli masz jakieś pytania lub komentarze dotyczące tego artykułu, napisz na naszym forum.

(c) CodeTwo. Wszelkie prawa zastrzeżone.



© Wszelkie prawa zastrzeżone. Żadna część ani całość tego artykułu nie może być powielana ani publikowana bez zgody autora.

Komentarze

Komentarze
Jan Warszawa
Jan Warszawa 2015-01-22 10:08:04
Świetnie, ale jak to zrobic w "najcudowniejszej" wersji Outlook 2013? Tam można wczytać tylko .pst lub csv. Mam .xls, jak zamieniam / zapisuje na csv "comma delimiter" zamiast przecinka wstawia średnik i Outlook nie widzi. Jak pod notepadem zamienie średnik na przecinek, to Outlook wprawdzie mapuje, ale...potem krzyczy ze ta funkcja jest nieobsługiwana. Paragraf 22......