Microsoft Outlook troubleshooting


Czasami, gdy wysyłamy korespondencję do grupy osób, nie chcemy by adresaci mieli możliwość  odpowiedzieć wszystkim, którzy byli na liście (opcja „Odpowiedz wszystkim”). Jest to pomocne, gdy wysyłamy ogłoszenia, biuletyny lub ważne informacje, ale zależy nam by adresaci niepotrzebnie nie rozsyłali  dalej wiadomości blokując ruch poczty. Ma to znaczenie szczególnie, gdy wiadomość e-mail zawiera załączniki lub jest bogata w grafikę. Wtedy, gdy użytkownicy przesyłają dalej lub odpowiadają grupowo niepotrzebnie zaśmiecają nam skrzynki lub obciążają serwery. Microsoft Outlook nie posiada opcji blokady opcji „Odpowiedz wszystkim”. Można jednak utworzyć swój własny formularz do wysyłania wiadomości, który będziemy używać do korespondencji seryjnej. Poniższy artykuł wyjaśni jak to zrobić.

W tym celu w Microsoft Outlook:

1. Wybieramy Narzędzia, Formularze, Projektuj Formularz.

2. Na liście w Standardowej bibliotece formularzy wybieramy Wiadomość a następnie Otwórz (Rys.1).

Rys.1
Rys.1 Wybieranie formularza do edycji. 

3. W nowym okienku przechodzimy do zakładki Akcje. Tutaj wybieramy wiersz Odpowiedz wszystkim i go zaznaczamy (Rys.2). 

Rys.2
Rys.2 Pola edycji formularza. W naszym przykładzie zmienimy opcję „Odpowiedz wszystkim”

4. Gdy opcja Odpowiedz wszystkim jest podświetlona klikamy Właściwości w dolnej części. W nowym  oknie odznaczamy opcję Włączona w prawym górnym rogu, oraz zatwierdzamy klikając OK (Rys.3).

Rys.3
Rys.3 Wyłączamy opcję we właściwościach naszego formularza. 

5. Następnie przechodzimy do zakładki Właściwości i zaznaczamy opcję Wyślij definicję formularza z elementem. Pojawi się ostrzeżenie o tym, że taka praktyka nie jest rekomendowana. Akceptujemy klikając OK (Rys.4).

Rys.4
Rys.4 Komunikat informujący użytkownika, że wysyłanie definicji z wiadomością nie jest rekomendowane. 

6. Wybieramy przycisk Publikuj na pasku menu, a następnie opcję Publikuj formularz jako.

7. Pojawi się okienko, gdzie możemy zapisać nasz formularz. Można nadać mu dowolną nazwę, ale nie może być w niej spacji (np. Odp_Wszystkim_Wylaczone). Należy się upewnić, że zapisujmy nasz nowy formularz w Bibliotece formularzy osobistych (taka nazwa powinna być w polu obok Szukaj w). Po wpisaniu nazwy, klikamy Publikuj (Rys.5).

Rys.5
Rys.5 Nadawanie nazwy dla nowego formularza.

8. Powrócimy do okienka formularza, które teraz można zamknąć. Jeśli Outlook zapyta nas o potwierdzenie zapisania, klikamy OK.

Nasz formularz jest już gotowy do użycia. Nie będzie on działał dla każdej nowej wiadomości, gdyż nie jest standardowym formularzem. By go wykorzystać do wysłania wiadomości należy za kadżym razem w Outlook przejść do menu Narzędzia, Formularze, Wybierz formularz

Pojawi się nowe okienko. Standardowo pokaże się Biblioteka formularzy organizacyjnych. Należy z rozwijanego menu Szukaj w: wybrać Biblioteka formularzy osobistych. Teraz możemy odnaleźć nowo utworzony formularz (w naszym przypadku jest to Odp_Wszystkim_Wylaczone) i klikamy Otwórz (Rys.6).

Rys.6
Rys.6 Wybieramy nasz nowy formularz z Biblioteki formularzy osobistych. 

Teraz możemy stworzyć i wysłać naszą wiadomość do grupy adresatów. Jeśli będą oni używać Outlook jako swojego klienta poczty, to opcja „Odpowiedz wszystkim” będzie u nich nieaktywna i nie będą mogli wysłać odpowiedzi całej grupie adresatów, lecz tylko nadawcy. 

Przy próbie użycia opcji Odpowiedz wszystkim Outlook wyświetli komunikat o błędzie i uniemożliwi wysłanie wiadomości do wszystkich (Rys.7).

Rys.7
Rys.7 Ostrzeżenie dla użytkownika przy próbie użycia opcji „Odpowiedz wszystkim”.

 



© Wszelkie prawa zastrzeżone. Żadna część ani całość tego artykułu nie może być powielana ani publikowana bez zgody autora.