Problemy z kompatybilnością iCalendar w rozwiązaniach poza Exchange

Często zauważalnym przypadkiem w Outlook’u 2000 jest brak prawidłowego odebrania i osadzenia w kalendarzu „wezwania na spotkanie” pochodzącego z programu Outlook w wersjach 2003/2007. Podyktowane jest to faktem, iż w systemach poza serwerem Exchange nie jest używany format iCalendar. Przesyłanie wiadomości w formacie iCalendar pomiędzy tymi samymi wersjami Outlook’a nie powoduje tego problemu.

Odbiorca wezwania na spotkanie w Outlooku 2000 otrzymuje zwykłą wiadomość email z treścią w większości przypadków nienadającą się do interpretacji. Odbiorca zmuszony jest sam utworzyć sobie termin w kalendarzu.

Metoda na ustandaryzowanie jednostek to zmiana wpisu klucza rejestru w Outlookach 2003/2007. Ustawienie ma charakter jednorazowy, tak że można ją wykonać ręcznie, jak i po przez zbudowanie dodatku lub osadzenie poniższej procedury w pliku makr osobistych i jej uruchomienie:

Sub Ustawienia_spotkan2k3()
    On Error Resume Next
    Dim OShell as Object
    Set OShell = CreateObject("WScript.Shell")
    OShell.RegWrite "HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\" & Val(Application.Version) & ".0" & "\Outlook\Options\Calendar\SendMtgAsICAL", 0, "REG_DWORD"
    Set OShell = Nothing
End Sub

Aby zobaczyć, jak osadzić procedurę „Ustawienia_spotkan2k3” pod przyciskiem w menu MS Outlook, polecam uwadze artykuł Instalacja i uruchamianie makr.

Jeśli mamy przed sobą doświadczonego użytkownika, możemy polecić mu zmianę w ustawieniach Outlooka 2003/2007 „Menu /Opcje/Opcje Kalendarza/Opcje zaawansowane/Wysyłając wezwanie na spotkanie przez Internet, użyj formatu iCalendar”. Opcja ta domyślnie jest włączona, należy ją w powyższym przypadku odznaczyć.

Jeśli jednak jesteśmy przyłączeni do Exchange i nie chcemy pozbywać się na stałe tego ustawienia, to innym, jednorazowym sposobem (skuteczny tylko w przypadku kiedy wiemy, iż nasz odbiorca nie jest przyłączony z nami do Exchange i posiada Outlook 2000) jest wyłączenie opcji „ Przypomnienie” wprost na zaproszeniu, przed jego wysłaniem.

Użytkownik otrzymując wiadomość może ją odczytać prawidłowo i automatycznie osadzona jest ona w kalendarzu, jednakże jest pozbawiona przypomnienia.

Odbiorca zaproszenia musi w tym przypadku pamiętać o zaznaczeniu opcji „Przypomnienie”, w przypadku kiedy chciałby otrzymać monit przed czasem określonym w zdarzeniu.

Istotą takiego kroku jest spotkanie kierowane do większej grupy osób, gdzie informacja o osobach będzie miała zasadnicze znaczenie a utworzenie terminu we własnym zakresie nie będzie nosiło takiej informacji.