Każdy nadawca w Outlooku może w konfiguracji konta wpisać sobie np Nazwę firmy lub Nick.
W tym przypadku otrzymujący maila (o ile takie pole nie będzie puste) otrzyma właśnie tą nazwę jako autora emaila.
Napisałem kiedyś procedurę VBA, która w kategorii dopisuje nazwę zgodną z książką adresową. Podpina się ją w Developerze a następnie w regułach dla konkretnej grupy nadawców lub dla wszystkich. Jednakże programowalny jest
jedynie Outlooka z pakietu Office.
Jeśli chciałbyś w przyszłości sobie udoskonalić Outlooka Officeowego to przeczytaj ten artykuł:
Przypisywanie nazwy kontaktu do kategorii po adresie email poczty