Co prawda prawidłowo jest zapisać plik przed obróbką na dysku w przeznaczonym do tego katalogu a następnie dokonać modyfikacji poza klientem poczty (mamy wtedy kontrolę nam plikiem), jednakże praktyka, która jest przedmiotem artykułu jest dość często spotykana. Outlook podczas otwierania i modyfikacji pliku nie zapisuje go wprost w Outlook.pst, ale w katalogu tymczasowym. Taki proces jest bezkolizyjny, gdy użytkownik sporadycznie realizuje tę czynność (zwłaszcza na różnych plikach). Jeśli plików w katalogu jest wiele to Outlook tworzy sobie nowy katalog. 

Proces oczyszczania dysku nie opróżnia nam plików z tych katalogów, pomimo tego, iż kopia tych samych plików została umieszczona w „Wysłanych elementach”, co czyni nasz dysk i system bardziej obciążony. Usunięcie pliku z wiadomości powinno usunąć również plik w katalogu na naszym dysku, jednak czasem nie jest to realizowane. Usunięcie zaś pliku z katalogu nie kasuje kopii tego pliku z wiadomości Outlook. 

1. Kliknij dwa razy lewym klawiszem myszy na tytule zakładki wstążki, aby ją ukryć (Rys.1.)

Rys.1. Ukrywanie wstążki podwójnym kliknięciem.

Od tej pory zakładka Deweloper, wraz z przyciskami dotyczącymi makr, jest widoczna na wstążce w Outlooku 2010.

 

Twórcy pakietu MS Office wyposażyli klienta poczty Outlook w wiele pionierskich rozwiązań, jednakże pominęli dość istotny mechanizm, obecny w konkurencyjnych programach, jakim jest możliwość uczestniczenia w rozmowach grup dyskusyjnych. Co ciekawe, funkcjonalność taką posiada uboższy i starszy program Outlook Express. Przeoczenie, czy też może specjalne działanie?
Jest jednak możliwość w pakiecie Office 2003/2007 dodania na pasek skrótów w Outlooku przycisku, realizującego polecenie uruchomienia programu Outlook Express, z parametrem msimn /outnews.

Dodanie przycisku wywołania grup dyskusyjnych realizuje się w następujący sposób.
Kliknij prawym klawiszem myszy na głównym menu, zawierającym przyciski, wybierz Dostosuj, Polecenia, w polu Kategorie, wybierz Przejdź (Rys.1.). Następnie przeciągnij Grupy dyskusyjne trzymając wciśnięty lewy klawisz myszy na pasek przycisków w Outlooku.

Rys.1. Lokalizacja Grupy dyskusyjne w oknie dodawania przycisków do menu.

Aby wyjść naprzeciw oczekiwaniom i potrzebom osób pracujących w sektorze MSP jak i przedstawicieli działu marketingu czy księgowości powstała aplikacja realizująca seryjną wysyłkę plików w różnych konfiguracjach. Do pracy z programem należy przygotować bazę potencjalnych odbiorców oraz treść wiadomości. Posiadając bogatą bazę (składającą się nie tylko z adresów email), użytkownik będzie mógł odwołać się do szczegółów bazy w treści wiadomości, czyniąc treść emaila bardziej spersonalizowaną. (Rys. 1.)

Rys. 1. Przykład treści wiadomości przygotowanej z wykorzystaniem pól bazy danych.

Wielu producentów oprogramowania stara się połączyć funkcjonalność klienta poczty ze swoimi aplikacjami. Niestety, niektóre z nich mogą powodować konflikty i destabilizować działanie Outlooka - niejednokrotnie dodatki systemów antywirusowych powodują, iż klient poczty się zawiesza, lub całkowicie wyłącza. Wiele z tych dodatków jest instalowanych w Outlooku tak, aby użytkownikowi uniemożliwić ich odinstalowanie.
Poniższy sposób pokazuje jak takie dodatki włączyć/wyłączyć.
Pierwszym krokiem jest sprawdzenie, czy złe funkcjonowanie Outlooka na pewno spowodowane jest zainstalowanym rozszerzeniem. W tym celu można uruchomić program z parametrem /safe, jednakże jest to krok pośredni, diagnostyczny, nierozwiązujący definitywnie problemu.
Jeśli aplikacja w trybie safe działa stabilnie - można przystąpić do eliminacji zagrożeń.
Ze względu na fakt, iż obecnie wersja 2007 jest najbardziej rozpowszechniona, poniższe zrzuty ekranu będą pochodziły właśnie z Outlooka 2007.

Outlook z pakietu Office w wersji 2007 posiada dość czytelny interfejs, informujący o dostępnych dodatkach czy rozszerzeniach aplikacji. Dostępny on jest pod: Menu, Narzędzia, Centrum Zaufania, Dodatki.
Dla wersji 2000/XP/2003 jest to Menu, Narzędzia, Opcje, Inne, Opcje zaawansowane, Menadżer dodatków oraz „Dodatki COM”.
W wersji 2010 programu dostęp do ekranu konfiguracyjnego jest następujący: Menu Plik, Opcje, Dodatki Add-Ins.

Wyłączenie dodatku można wykonać na 2 sposoby:

1. Wyłączenie poprzez zaznaczenie dodatków
Wybieramy Zarządzaj: dodatki COM i klikamy Przejdź (Rys.1.)

Outlook został wyposażony w dość przydatną, choć rzadko używaną funkcję kalendarza - oznaczanie dni wolnych od pracy. Dzięki niej, planując spotkania (wysyłając zaproszenia na spotkanie), będziemy wiedzieli, iż nasi odbiorcy mogą być w dniach wolnych od pracy niedostępni. Jest to funkcjonalność dość istotna, ponieważ niektóre polskie jak i zagraniczne święta nie są związane na stałe z konkretną datą i przypadają w różnych dniach tygodnia.

Instalacja pozycji kalendarza przebiega następująco:
Menu/Narzędzia/Opcje -> zakładka Preferencje -> Opcje kalendarza.
Następnie uruchamiamy: Dodaj dni wolne zgodnie z zaznaczonym kolorem wskazania (Rys.1.)

Rys.1. Konfiguracja opcji kalendarza

Rys.1. Widok menu prawego przycisku myszy po najechaniu na folder Outlooka.

Uruchamiamy: Prawy przycisk myszy/Nowy folder (Rys. 2).

Outlook posiada wbudowaną obsługę źródeł RSS, wyświetlaną w osobnym, przygotowanym folderze. Dodanie nowego źródła realizuje się następująco:
Przejdź do folderu „Źródła danych RSS”, kliknij prawym klawiszem myszy na nagłówku, wybierz Dodaj nowe źródło danych RSS (Rys.1.).

Rys. 1. Dodanie nowego źródła

Rys. 1. Możliwość wyboru sposobu przywrócenia kopii zapasowej.

Jest to już drugi sposób wykonywania kopii zapasowych. Pierwszy opisałem w poprzednim artykule. Można również skorzystać z narzędzia Microsoft Data Protection Manager. Jest to jednak narzędzie płatne. Jest również kilka propozycji firm zewnętrznych, takich jak np. Arkeia Backup Agent. Jednak backup Exchange 2007 jest już możliwy dzięki wbudowanym narzędziom bez konieczności instalowania żadnych dodatkowych narzędzi.