Ustawianie formatu wiadomości w Outlooku

Microsoft Outlook pozwala użytkownikowi na wysyłanie wiadomości w jednym z trzech różnych formatów:

• HTML - pozwala używać w wiadomości formatowania tekstu, przesyłać obrazki, tabele itp. Większość klientów pocztowych wyświetla poprawnie wiadomości w tym formacie, jednak na przykład obrazki mogą być blokowane przez niektóre klienty, a część formatowania może zostać niewłaściwie zinterpretowana.
• Plain Text - zwykły (czysty) tekst; nie ma możliwości formatowania tekstu ani dodawania obrazków. Zaletą tego formatu jest to, że będzie on odczytany przez wszystkie klienty pocztowe.
• RTF (Rich Text Format) - pozwala formatować tekst; jest to format używany przez Microsoft. Wiadomość wysłana w tym formacie powinna być poprawnie wyświetlona w Outlooku, jednak pozostałe klienty pocztowe mogą mieć z tym formatem problemy.

Nadawca wiadomości może zdecydować, w jakim formacie wiadomość ma być wysłana. Może to robić każdorazowo podczas tworzenia wiadomości, lub ustawić odpowiedni format na stałe.

Aby wybrać format wiadomości podczas jej tworzenia, w zależności od wersji programu należy:

Dla Outlooka 2007 przejść do zakładki Opcje, Format:

Rys. 1. Ustawienia formatu wiadomości w Outlooku 2007

W Outlooku 2003 format ustawia się bezpośrednio na pasku narzędzi:

 
Rys. 2. Ustawienia formatu wiadomości w Outlooku 2003

Domyślny format wiadomości wychodzących należy ustawić w Opcjach Outlooka. Dzięki temu, możemy zawsze wysyłać wiadomości jako na przykład Plain Text, bez potrzeby każdorazowej zmiany formatu w nowej wiadomości. Aby przejść do ustawień formatu, należy w menu Outlooka wybrać Narzędzia, Opcje, przejść do zakładki Format poczty i ustawić odpowiedni format w polu Redaguj w tym formacie wiadomości:

Rys. 3. Ustawienia formatu wiadomości w opcjach Outlooka

Jeśli przesyłamy dalej lub odpowiadamy na wiadomość, będzie ona domyślnie redagowana w formacie, w jakim utworzył ją nadawca. Można oczywiście ten format zmienić w opcjach wiadomości (Rys. 1 i Rys. 2).

Dodatkowo, aby wiadomości wysyłane do odbiorców internetowych wyświetlane była poprawnie w innych klientach pocztowych, wiadomości RTF powinny być konwertowane na format HTML. Można ustawić opcję Konwertuj na format HTML w menu Outlooka: Narzędzia, Opcje, zakładka Format poczty przycisk Format internetowy:

Rys. 4. Automatyczne konwertowanie wiadomości RTF na HTML