Jak można zapobiec przypadkowemu wysłaniu wiadomości
Zapewne wielu użytkownikom od czasu do czasu przytrafia się, że niechcący wysyłają wiadomość, która nie jest jeszcze skończona. Najczęściej zdarza się to, jeśli redagując wiadomość przypadkowo wciśnie się skrót wysyłający maila: Alt+S lub Alt+W. Może się też zdarzyć, że zamiast przycisku Konto lub Od / Do / DW / UDW wciśniemy przycisk Wyślij, który znajduje się tuż obok.
Aby uniknąć przypadkowego wysłania wiadomości, można zastosować jedną z podanych metod:
- Nie wpisywać odbiorców w polach Do / DW / UDW przed skończeniem redagowania wiadomości, wpisywać ich adresy dopiero tuż przed wysłaniem. Czasami jednak ta metoda nie jest wygodna, szczególnie jeśli zastosowaliśmy opcję Odpowiedz wszystkim.
- Najłatwiejszą i skuteczną metodą jest umieszczenie w polu Do lub DW (oprócz prawdziwych odbiorców) jakiegoś dodatkowego wyrażenia, które nie jest rozpoznawane przez Outlook jako adres email lub kontakt. Na przykład, może to być coś w rodzaju: niewysyłajjeszcze albo ciąg znaków typu asdaergfv. Dzięki temu, jeśli przypadkowo wciśniemy Alt+W, pojawi się okienko z informacją, że adres nie został rozpoznany. Po anulowaniu komunikatu możemy kontynuować pisanie maila.
- Kolejną metodą jest opóźnienie wysyłania wiadomości wychodzących. Jednak ta metoda nie w każdym przypadku może być zastosowana, ponadto opóźnienie dotyczy wszystkich maili wychodzących, co nie zawsze jest wygodne. Aby ustawić opóźnienie wysyłania wiadomości, należy utworzyć w Outlooku nową regułę:
- Wejść do menu Narzędzia, Reguły i alerty.
- W pierwszej zakładce w polu Wybierz szablon wybrać Sprawdzanie wiadomości po wysłaniu i przejść Dalej.
- W kolejnej zakładce nie należy nic zaznaczać, jeśli wszystkie wiadomości mają być wysyłane z opóźnieniem. Po kliknięciu Dalej otrzymamy informację o zastosowaniu reguły do wszystkich wiadomości.
- W zakładce Co chcesz zrobić z tą wiadomością należy wybrać Odłóż dostarczenie o (Rys.1).
- Teraz należy zdefiniować ilość minut opóźnienia, klikając podaj liczbę w dolnym oknie (Rys. 1). W nowym oknie należy ustawić np. 5 minut.
- Po przejściu Dalej i zapisaniu reguły, wszystkie wiadomości będą wysyłane z np. 5 minutowym opóźnieniem. Dzięki temu, jeśli przypadkowo wyślemy wiadomość, należy przejść do folderu Skrzynka nadawcza i można z niej usunąć maila przed upływem zdefiniowanego czasu.
Rys. 1. Opcja Odłóż dostarczenie o w nowej regule.